FAXでの受注をやめられない取引先との、段階的な移行の進め方

先代から会社を引き継いでまだ日が浅い頃、取引先の受注データを眺めて「なぜここだけFAXなんだ」と思ったことはないだろうか。他の取引先とはすでにクラウド受発注システムやCSVでのデータ連携ができているのに、古くからの得意先――しかもたいてい先代の代からの付き合いで、売上比率も決して小さくない相手――だけが、いまだに手書きの注文書をFAXで送ってくる。担当者に電話で「そろそろシステムでお願いできませんか」と切り出すと、「うちは昔からこれでやってるんで」と静かに断られる。無理に押せば関係が壊れそうで、かといって放置すれば自社の受注処理は延々と二重管理のままだ。この記事は、そんな状況にいる二代目・三代目経営者に向けて、FAXを「今日限りで禁止」にするのではなく、段階を踏んで無理なく移行させるための具体的な手順を示すものだ。結論を先に言えば、FAX受注の移行は「取引先に負担を強いる交渉」ではなく「自社側でFAXを一度データに変換し、取引先には何も変えさせないまま社内の処理だけを楽にする」という順序で進めるのが最も現実的である。取引先の設備投資を求める前に、まず自社の受け口を変えるという発想の転換が、この移行を成功させる最大のコツになる。

なぜ「今すぐ全面禁止」が失敗するのか

承継直後の社長がよく陥る失敗は、「非効率なものは全部やめる」という勢いでFAX廃止を宣言してしまうことだ。若い社長が変化を起こそうとする姿勢自体は悪くないが、FAX注文を送ってくる取引先の多くは、その企業自体も高齢の担当者や小規模な事業所であることが多く、パソコンやアプリの操作に強い抵抗を持っている。中小企業庁の調査でも、企業間取引において電話・FAX・電子メールでの受発注が今なお広く残っていることが指摘されており、これは一社の努力不足ではなく業界全体の構造的な課題だと理解しておく必要がある。取引先を頭から否定するような進め方をすれば、「先代の時代にはなかった要求をしてくる」という不満が古参の担当者だけでなく、自社内の古参社員からも上がってくる。承継直後は社内外の信頼をゼロから積み直している時期であり、ここで無理な号令をかけると、システムの話以前に人間関係の話でつまずいてしまう。同じように紙・手書き台帳からの脱却で最初の一歩に悩む場合は、FAX・手書き台帳からの受発注、抜け出すための第一歩も参考になる。

移行を阻む本当の理由を仕分ける

FAXが残っている理由は一つではない。取引先の担当者が高齢でPCが苦手という「人」の問題、発注のたびに現場でメモ書きしたものをそのままFAXしているという「業務フロー」の問題、取引先のシステム部門が別の基幹システムに縛られていて変更コストが高いという「システム」の問題、これらが複雑に絡み合っている。まず自社側で取引先ごとにどの理由が強いのかを一度書き出してみるとよい。

• 担当者本人がITに不慣れで変化を嫌っている（人の問題）
• FAXがそもそも現場の紙の注文書をそのまま送る運用になっている（業務フローの問題）
• 取引先の基幹システムがFAX出力にしか対応していない（システムの問題）
• 過去にシステム導入で失敗した経験があり心理的な抵抗がある（過去の経験の問題）

この仕分けを誤ると、的外れな提案をしてしまう。たとえば「人」の問題が強い取引先に対して高機能なEDIシステムの導入を提案しても、担当者は使いこなせずむしろ関係が悪化する。逆に「システム」の問題が強い取引先には、多少手間がかかっても向こうのシステムが吐き出せる形式（CSVなど）に自社側が合わせてあげる方が話が早い。

第一段階: 自社側だけでFAXをデータ化する

最初の一歩は、取引先には何も要求せず、自社の受信FAXをデータとして扱えるようにすることだ。具体的には、複合機やFAXモデムからの受信をPDFやTIFFで自動的にサーバやクラウドストレージに保存する仕組みを入れ、そこにAI-OCR（AIを用いた光学文字認識）を組み合わせて、注文品目・数量・取引先名などをテキストデータとして抽出する。実際に、花王プロフェッショナル・サービスが1日1,400枚に及ぶFAX受注処理の効率化のためにAI-OCRサービスの検証を行った例や、建材関連企業のタナカがクラウド型AI-OCRを導入し、以前は担当者がかかりきりで行っていた転記作業を、最大3時間かかっていた処理から約1時間まで短縮できた事例が報告されている。この段階では取引先の協力は一切不要であり、社内の受注処理担当者の残業を減らすことだけを目的にする。承継したばかりの会社で古参の事務担当者がFAXの転記作業に忙殺されているなら、まずここから着手するのが最も摩擦が少ない。

「取引先を変えさせる前に、自社の受け口を変える」という順序を守るだけで、移行プロジェクトの成功率は大きく変わる。取引先にお願いする前に、まず自社が変わった実績を作っておくことが、その後の交渉の説得力にもなる。

AI-OCRの精度をどこまで信じるか

AI-OCRは万能ではない。手書き文字の癖字や、複合機のスキャン品質が悪いFAXは誤読が発生する。導入初期は、OCRが読み取った結果を必ず人の目でダブルチェックする運用を組み込むべきで、「OCR結果をそのまま受注確定に使う」のではなく「OCR結果を下書きとして、担当者が数量欄だけ確認する」という位置づけにするのが安全だ。精度の見極めには最低でも1〜2ヶ月、実際の取引先ごとのFAXフォーマットで検証期間を設けるべきで、この検証を飛ばして本番運用に入れると、誤発注や欠品といった実害につながる。

第二段階: 社内の基幹システムとデータをつなぐ

FAXをデータ化しただけでは、まだ受注担当者がそのデータを基幹システムや在庫管理システムに手入力する作業が残っている。第二段階では、OCRで抽出したデータをCSV形式でエクスポートし、既存の基幹システムに取り込めるようにする。多くの中小企業向け基幹システムはCSV形式でのデータ取り込みに対応しているため、大掛かりなシステム改修をせずに済むケースが多い。もし基幹システムが古く、そうした形式でのインポートに対応していないのであれば、VBAマクロを使って転記作業を半自動化する、あるいはPower Automateのようなツールでファイルの取り込みから基幹システムへの登録までのフローを自動化するという選択肢もある。ここまでできれば、取引先はまだ何も変わっていないのに、自社の受注処理時間は大幅に短縮されているはずだ。

この段階でよくある落とし穴は、既存の基幹システムを大きく改修しようとして、プロジェクトが止まってしまうことだ。承継直後の会社では、先代の時代に導入した基幹システムがそのまま動いており、改修には高額な見積もりが出てくることが多い。基幹システム本体には手を入れず、その手前でOCR結果を整形してから取り込むという「間に軽い仕組みを一枚挟む」発想に切り替えると、投資額を抑えたまま同じ効果を得られる場合が多い。既存システムの担当ベンダーに確認し、データの取り込み口（インポート機能やAPIの有無）がどこまで用意されているかを最初に調べておくと、後工程での手戻りを防げる。

効果を数字で確認する

第二段階が終わった時点で、必ず「移行前と移行後でどれだけ時間が短縮できたか」を数値化しておく。これは経営判断としても重要だが、実はこの後の取引先交渉においても強力な材料になる。

数字は会社ごとに異なるため、自社で実測することが前提だが、「うちはFAXのままでもこんなに楽になりました」という実績を示せると、次の段階で取引先に協力を依頼する際の説得力が全く変わってくる。数値を取るときは、受注件数が多い日と少ない日の両方を計測し、平均値だけでなくピーク時の処理時間も記録しておくとよい。ピーク日にどれだけ余裕ができたかは、現場の担当者が実感として最も強く感じる部分であり、社内でシステム投資の効果を説明する際にも説得力を持つ数字になる。あわせて、受注ミスによって発生した返品・再出荷・クレーム対応の件数も記録しておくと、単なる時間短縮だけでなく品質面の改善効果も可視化できる。

第三段階: 取引先に「選べる」移行メニューを示す

自社側の処理が軽くなったことを確認したら、いよいよ取引先に声をかける段階に入る。ここで重要なのは、「FAXをやめてEDIにしてください」という一択の要求をしないことだ。取引先ごとに事情が違う以上、選択肢を複数用意して、相手が選べる形にする。

• 選択肢A: 今までと同じくFAXで送ってもらう。自社側でOCR処理するので取引先の負担はゼロ（現状維持）
• 選択肢B: FAXの代わりに、決まった書式のExcelやCSVをメールで送ってもらう（小さな一歩）
• 選択肢C: 簡易な受発注専用サイトやクラウド型のEDIサービスにログインして発注してもらう（本格移行）

多くの取引先は選択肢Aのまま残る。それでよい。選択肢Bに進める取引先が数社出てくれば、自社の受注処理はさらに楽になる。選択肢Cまで踏み込めるのは、取引先の中でも比較的若い担当者がいる会社や、すでに他の取引先とデジタル連携をしている会社に限られるだろう。焦って全社を選択肢Cに寄せようとせず、3年、5年というスパンで少しずつ選択肢Bへ、その後Cへと動かしていくくらいの時間感覚で構わない。

取引先へのヒアリングをどう設計するか

第三段階に進む前に、取引先へのヒアリングを丁寧に設計しておくことが移行の成否を分ける。いきなり「システムを導入してほしい」と持ちかけるのではなく、まず「今の発注のやり方で困っていることはありますか」という質問から始めるとよい。取引先の担当者自身も、実は手書きの注文書を作る手間や、FAX送信後に届いたかどうかの確認電話を煩わしく感じている場合が少なくない。相手側の不満や困りごとを先に聞き出せれば、その解決策として自社が用意した選択肢を提示するという順序になり、一方的な要求という印象を与えずに済む。

ヒアリングの際は、担当者だけでなくその上司や経営者にも話を通しておくことが望ましい。担当者個人が乗り気になっても、取引先の社内で決裁が取れずに話が止まってしまうことはよくある。特に古くからの付き合いがある取引先ほど、経営者同士の関係性の中で決まる話も多いため、必要であれば自社の社長自身が相手先の社長に直接説明の機会を持つことも検討したい。承継直後の社長にとっては気が重い場面かもしれないが、先代の代からの付き合いを引き継いだ立場だからこそ、直接顔を合わせて説明する意味は大きい。

FAX以外のアナログ手段が混在するケース

現実の中小企業の受注現場では、FAXだけでなく電話口頭での注文、担当者が直接持ってくる紙の注文書、あるいはメールの本文にそのまま品目を書いてくるといった形式が混在していることが多い。FAX対応の仕組みだけを整えても、電話注文が並行して残っていれば、受注処理の全体最適にはならない。移行プロジェクトを設計する際は、FAXだけを特別扱いせず、自社に届く受注経路をすべて棚卸しし、それぞれの件数と処理時間を把握したうえで優先順位をつけることが望ましい。電話注文についても、受けた担当者がその場で簡易な入力フォームに記録する運用に変えるだけで、後工程の転記作業を削減できる場合がある。

システムベンダー選定で確認すべきポイント

AI-OCRサービスやクラウド型EDIシステムを選定する際、価格や機能の比較だけでなく、自社の取引先の実情に合っているかを必ず確認する必要がある。確認しておきたいポイントを整理すると次のようになる。

• 手書き文字への対応精度はどの程度か。実際に自社のFAXサンプルを使ったトライアルができるか
• 既存の基幹システムとのデータ連携方法（CSV出力、API連携など）が用意されているか
• 導入後のサポート体制はどうか。承継直後で社内にIT専任者がいない場合、初期設定やトラブル対応をどこまで代行してもらえるか
• 契約形態は月額制か買い切りか。取引先の移行が思うように進まなかった場合、契約を縮小・解約しやすいか
• 中小企業共通EDIなど業界標準の仕様に対応しているか。将来的に他の取引先とも接続を広げやすいか

これらを一度にすべて満たすサービスは少ないため、自社にとって最も優先度の高い項目から絞り込んでいくとよい。特に、承継直後で社内にIT専任者がいない会社ほど、サポート体制の手厚さを優先すべきだ。導入後に不具合が起きたときに自分たちだけで対処できないと、せっかくの移行がむしろ業務を止めるリスクになる。

中小企業共通EDIという選択肢

取引先との間で本格的なデータ連携を検討するなら、中小企業庁が策定した「中小企業共通EDI」の仕様を確認しておく価値がある。これはITの利用に不慣れな中小企業でも簡単・低コストで受発注業務のIT化を実現できるようにという狙いで作られた仕様であり、実証事業では受注側・発注側の双方で業務時間が大きく削減される効果が確認されている。取引先に提案する際、「うちが勝手に決めた謎のシステム」ではなく「経済産業省が主導する共通の仕組み」であると説明できると、警戒心の強い担当者にも受け入れられやすくなる。中小企業共通EDIに対応したパッケージソフトやクラウドサービスも複数のベンダーから提供されているため、自社の基幹システムとの相性を含めて比較検討するとよい。

補助金を移行コストの軽減に使う

FAX移行にかかる初期コストは、AI-OCRサービスの利用料、EDIシステムの導入費、既存システムとの連携開発費など、決して小さくない。ここで活用を検討したいのが、中小企業庁が実施する「デジタル化・AI導入補助金2026」だ。この補助金はデジタル化やAIを含むITツールの導入を支援する制度で、補助上限額は最大450万円、補助率は基本1/2、小規模事業者が賃上げなど一定の要件を満たす場合は4/5まで引き上げられる枠も用意されている。受発注のデジタル化に使えるITツールも対象になり得るため、自社で導入を検討しているOCRサービスやEDIシステムが対象ツールに含まれているか、公募要領を確認してから申請の準備を進めるとよい。補助金の申請には事業計画の策定や指定のITベンダーとの連携が必要になることが多く、公募期間も限られているため、思いついたタイミングではなく年度初めの公募開始時期を見据えて動く必要がある。

古参社員との協働をどう作るか

システムの話になると、経営者はどうしても「新しい仕組みをどう入れるか」ばかりに目が向くが、実際にFAXを受け取り、取引先と長年電話でやり取りしてきたのは現場の古参社員であることを忘れてはならない。彼らは取引先の担当者の癖や、FAXの文字が読みにくい時にどう確認電話をかけているかといった、システムには載らない知見を持っている。第一段階でOCR導入を検討する際も、古参社員に「この取引先のFAXは手書きが多くて読みにくい」「この取引先は毎回同じ書式だから机上で処理しやすい」といった声を先に聞いておくことで、OCR導入の優先順位づけが的確になる。先代の時代からの付き合いを大事にしてきた社員に「新しいやり方に変える」という号令だけを伝えると、まるで今までの仕事を否定されたかのように感じてしまうこともある。「あなたたちの手間を減らすためにやる」という説明を丁寧にすることが、社内の協力を得るための最初の一歩になる。

先代の代からの取引先への配慮

先代が長年築いてきた取引先との関係は、金額には換算できない資産だ。特にFAXでのやり取りを続けている取引先は、その多くが先代の時代から「多少非効率でも付き合いを大事にする」という価値観で継続してきた相手である可能性が高い。二代目・三代目の社長がここで「効率化」を前面に出しすぎると、取引先の担当者からは「先代はそんなことを言わなかった」という反応が返ってくることもある。移行を持ちかけるときは、効率化そのものを目的として語るのではなく、「今後も長くお付き合いを続けさせていただくために、受注体制を整えたい」という文脈で伝えると、相手も前向きに受け止めやすい。先代への敬意を保ったまま変化を進めることは、承継後の経営者に共通して求められる姿勢であり、システム移行もその例外ではない。

移行のロードマップを可視化する

実際にプロジェクトを進める際は、社内向けにも取引先向けにも、いつまでに何をするのかを示すロードマップを作っておくと迷いが少なくなる。

1. 0〜2ヶ月目: 自社の受信FAXをPDF/データ化し、AI-OCRの精度検証を行う（取引先への影響なし）
2. 2〜4ヶ月目: OCR結果を基幹システムへCSV連携する仕組みを整え、社内の処理時間を実測する
3. 4〜6ヶ月目: 効果が確認できた取引先の中から、比較的協力的な数社にBまたはCの選択肢を提案する
4. 6ヶ月〜1年: 反応の良かった取引先から順にデジタル化を進め、それ以外はFAX継続のまま自社側処理を最適化し続ける
5. 1年以降: 補助金申請のタイミングを見ながら、EDIシステムの本格導入を検討する

このロードマップの要点は、「取引先を動かす」フェーズがプロジェクト全体の後半に置かれていることだ。前半はすべて自社内で完結する作業であり、承継直後で対外的な交渉力がまだ強くない社長でも、着実に進められる。

移行がうまくいかない時にありがちな誤り

移行プロジェクトが停滞する原因として多いのが、最初から取引先全社に一斉通知を出してしまうケースだ。全社に同じ文面で「FAXを廃止しシステムに移行してください」と送ると、協力的な取引先も及び腰になり、非協力的な取引先はさらに強く拒否反応を示す。取引先ごとに関係性や事情が異なる以上、個別に、しかも普段からやり取りのある担当者経由で、段階的に声をかけていく方が結果的に早く進む。もう一つの誤りは、システムベンダーの提案をそのまま鵜呑みにして、取引先の実情を確認せずに大掛かりなEDIシステムを導入してしまうことだ。ベンダーは自社のシステムが最適だと説明するのが仕事であり、それが自社の取引先構成に本当に合っているかは、経営者自身が見極める必要がある。

社内の合意形成にかける時間を惜しまない

移行プロジェクトの遅延要因として、取引先との調整以前に、社内の合意形成に時間がかかるケースも多い。承継直後の社長が「これをやる」と決めても、営業部門は「取引先との関係が壊れたら困る」と反対し、事務部門は「今の仕事が回らなくなる」と不安を示し、経理部門はコストの説明を求めてくる。それぞれの立場からの懸念には根拠があるため、頭ごなしに押し切るのではなく、一つひとつに答えていく必要がある。

営業部門への説明では、「取引先には何かを強制しない」という原則を繰り返し伝えることが効果的だ。営業担当者が最も恐れているのは、自分が担当する取引先との関係が自分の与り知らないところで悪化することであり、移行の主導権が自分たちにもあると感じられれば協力的になりやすい。事務部門への説明では、移行によって仕事がなくなるのではなく、転記作業のような単純作業から解放されて、より付加価値の高い業務に時間を使えるようになるという方向性を示すとよい。経理部門への説明では、前述したような処理時間短縮の数字や、補助金を活用した場合の実質コストを具体的に示すことが説得力を持つ。

承継直後というタイミングだからこそできること

FAX移行のようなプロジェクトは、実は経営者が代替わりした直後こそ着手しやすいという側面がある。先代が長年同じやり方を続けてきた会社では、内部からの「変えよう」という声が上がりにくく、慣性が強く働く。しかし代替わりというタイミングは、社内外の関係者にとっても「何かが変わる時期」という心理的な準備ができているタイミングでもある。取引先も「社長が変わったのだから、多少やり方が変わるのも自然なことだ」と受け止めやすく、無理に押し付けなくても変化を受け入れる余地が生まれやすい。この意味で、承継直後にFAX移行のような地味だが効果の大きい業務改善に着手することは、経営者としての実行力を社内外に示す機会にもなる。

ただし、この機会を活かすには時間軸に注意が必要だ。承継してすぐの数ヶ月は、先代との引き継ぎ業務や社内の人間関係の把握に時間を取られることが多く、大きな新規プロジェクトに着手する余力がない場合もある。目安としては、承継後半年から1年が経ち、日々の経営が一定のリズムに乗ってきたタイミングで着手するのが無理のない進め方だ。逆に、承継直後の混乱期にいきなりシステム移行を始めると、他の引き継ぎ業務が疎かになるリスクもあるため、優先順位の判断は慎重に行いたい。

取引先ごとの優先順位づけ

すべての取引先を同時に動かす必要はない。取引先を売上規模と発注頻度で分類し、発注頻度が高く売上への影響も大きい取引先から段階移行の対象にすると、投資対効果が最も高くなる。逆に発注頻度が低く小口の取引先については、無理にシステム化せず、OCRによる自動データ化だけで十分というケースも多い。優先順位を明確にすることで、限られた予算と人手を最も効果の出るところに集中させられる。

セキュリティとバックアップの観点も忘れない

受注データをFAXの紙からデジタルに移す過程では、セキュリティとバックアップの設計も同時に考えておく必要がある。紙のFAXであれば物理的に保管しておけば失われることは少なかったが、データ化した瞬間から、サーバやクラウドサービスの障害、誤操作による削除といった新しいリスクが生まれる。OCR結果を保存するストレージには自動バックアップの仕組みを組み込み、少なくとも受注データについては一定期間分を復元可能な状態で保持しておくことが望ましい。また、取引先の発注内容という取引情報を扱う以上、アクセス権限の設定や、クラウドサービス選定時のセキュリティ体質の確認も欠かせない。承継直後で情報システムの専任者がいない会社では、この部分をシステムベンダー任せにしすぎず、契約前にどこまでの保証があるのかを確認しておくことをお勧めする。

移行後も残るFAXとどう向き合うか

現実的には、どれだけ努力しても一部の取引先はFAXから移行しないままになる。これは失敗ではなく、想定しておくべき前提だ。中小企業庁の調査でも受注側でのデジタル対応が進んでいるとはいえ全体への浸透には時間がかかることが示されており、業界全体で見ても数年単位の粘り強い取り組みが必要とされている。自社の目標を「FAXを完全にゼロにする」ではなく「FAXが残っていても社内の処理コストを最小化する」に置き直すことで、無理な取引先への圧力をかけずに、持続可能な体制を作ることができる。こうした業務自動化を経理と現場のどちらから優先すべきかは、生成AIの次に手を出す業務自動化、経理と現場のどちらを先にすべきかでも整理している。

むしろ、FAXが一部残ることを前提に運用を設計しておく方が、長期的には安定する。取引先の廃業や事業承継、担当者の世代交代といったタイミングで、自然にデジタル化が進むこともある。その時に備えて、いつでも選択肢Bや選択肢Cを提示できる状態を維持しておき、機会が来たら素早く動けるようにしておくことが、じわじわとFAXを減らしていくための現実的な戦略になる。数年後に取引先の担当者が代替わりしたときに「実はうちはこういう仕組みも用意できますよ」と自然に切り出せる関係を保っておくことが、強引な移行よりも結果的に早く全体のデジタル化を進めることにつながる場合も多い。

データクレンジングという見落とされがちな工程

FAXから取り込んだデータやデジタル連携で受け取ったデータは、そのままでは表記のばらつきが多い。同じ商品でも取引先によって品名の書き方が違ったり、単位の表記が「個」「ケース」「箱」などまちまちだったりする。これを放置すると、基幹システムに取り込んだ後の集計や在庫管理でずれが生じる。データクレンジングの工程をあらかじめ設計に組み込み、取り込んだデータを表記統一・重複除去してから基幹システムに反映する仕組みを作っておくことが、移行プロジェクトの後半で地味に効いてくる部分だ。この工程を怠ると、「システムを入れたのにむしろミスが増えた」という逆効果になりかねない。

具体的には、取引先ごとの商品名・型番の表記ゆれを対応表としてまとめておき、データ取り込みの際に自動で正式名称に変換する仕組みを組み込むとよい。最初は数十件程度の対応表で十分であり、運用しながら新しい表記ゆれが見つかるたびに追加していく形で回していける。この対応表の整備自体は特別なシステムを必要とせず、表計算ソフトで管理できる範囲の作業であり、承継直後で予算をかけられない時期でも着手しやすい部分だ。データクレンジングの具体的な進め方は先代データのクレンジング、システム移行で失敗しないためにでも詳しく解説している。

相談先がいないという孤独感への向き合い方

株式や登記の手続きであれば、司法書士や税理士という明確な相談先がいる。しかしFAX移行のようなシステムの話になると、身近に相談できる専門家が見つからず、結局は自分でネット検索をしながら手探りで進めている社長は少なくない。取引先との関係性を熟知しているのは経営者自身であり、システムベンダーだけに相談していても、取引先ごとの事情を踏まえた現実的な移行計画にはなりにくい。可能であれば、業界の同業者ネットワークで同じ悩みを抱える経営者仲間と情報交換したり、商工会議所などが実施するデジタル化相談窓口を活用したりすることで、孤独感を減らしながら進めることができる。ITベンダー任せにせず、経営者自身が全体設計に関与し続ける姿勢が、最終的に取引先との関係を守ったまま移行を成功させる鍵になる。

外部の相談先をどう活用するか

移行プロジェクトを完全に自社だけで進めるのが難しい場合、外部の専門家や支援機関を活用する選択肢もある。商工会議所や商工会では中小企業のデジタル化相談窓口を設けている地域もあり、無料または低コストで初期相談ができる場合がある。また、システム導入の実務については、地域のITベンダーやシステム開発会社に相談することで、自社の業種や規模に合った具体的な提案を受けられる。相談する際は、いきなり見積もりを求めるのではなく、まず自社の受注フローと課題を説明し、複数の選択肢を提示してもらってから比較検討するのがよい。一社だけの意見に頼ると、その会社が売りたいサービスに誘導されてしまうリスクがあるため、可能であれば2〜3社から話を聞いておくことをお勧めする。

なお、こうした相談を進める際には、株式や登記の手続きにおける司法書士や税理士のような「この分野ならこの専門家」という明確な相談先が、システムの分野には存在しないことも多い。中小企業のIT化を専門に支援する会社や、地域の商工団体が実施するIT経営相談窓口などをうまく組み合わせながら、自社に合った相談先を探していく姿勢が求められる。

まとめに代えて、次の一歩

FAX受注をやめられない取引先との付き合いは、承継した会社が抱える構造的な課題の一つであり、一朝一夕には解決しない。しかし、取引先に何かを要求する前に、まず自社の受け口をデータ化し、社内の処理コストを減らすところから始めれば、無理な交渉をせずに着実に前進できる。取引先には選べる移行メニューを示し、協力的なところから少しずつ進める。先代が築いてきた関係性への敬意を忘れず、古参社員の知見を活かしながら進めれば、システムの話であっても、承継直後の経営者が一人で抱え込む必要はない。今日からできる最初の一歩は、取引先への電話ではなく、自社の受信FAXを一週間分集めて、どのくらいの手作業が発生しているかを数えてみることだ。そこから見えてくる数字が、この先の移行計画すべての出発点になる。

よくある質問

Q. 取引先にFAXをやめてほしいと伝えると、関係が悪化しませんか。

A. 「FAXをやめてください」という言い方自体が関係悪化の原因になりやすい。まずは自社側でFAXをデータ化する取り組みだけを進め、取引先には何も要求しない期間を長く取ることをお勧めする。取引先に声をかける段になっても、「やめてください」ではなく「こういう選択肢もありますが、今のままでも大丈夫です」という伝え方をすれば、相手に選択の余地が残り、関係を損なうリスクは大きく下がる。

Q. 先代の時代からの取引先で、システムの話をすると「先代はそんなこと言わなかった」と言われそうで不安です。

A. これは承継直後の経営者が非常によく感じる不安だ。効率化そのものを目的として語るのではなく、「今後も長くお付き合いを続けたいからこそ、受注の体制を整えたい」という文脈で伝えると受け止められ方が変わる。先代への敬意を保ちながら変化を進めることは矛盾しない。むしろ、先代が築いた関係を将来にわたって維持するための投資だと位置づける方が、取引先にも自分自身にも納得感がある。

Q. 古参社員がFAX対応に慣れていて、システム化に消極的な場合はどうすればいいですか。

A. 古参社員の消極的な姿勢は、変化への抵抗であることもあれば、「新しい仕組みが自分の仕事を奪うのではないか」という不安の表れであることもある。まずは彼らが持っている取引先ごとの癖や知見を先に聞き取り、その知見をOCR導入や優先順位づけに活かす形で巻き込むことで、システム化を「仕事を奪うもの」ではなく「自分たちの手間を減らすもの」として受け止めてもらいやすくなる。

Q. 補助金を使いたいのですが、何から調べればいいですか。

A. まずは中小企業庁が公開している「デジタル化・AI導入補助金」の公募要領を確認し、自社が導入を検討しているツールが対象になっているか、申請の締切がいつかを把握することから始めるとよい。補助金の申請には登録済みのITベンダーとの連携が必要になることが多いため、公募要領を確認した上で、対応可能なベンダーに早めに相談しておくことをお勧めする。