生成AIは、もう「導入するかどうか」の話ではない
事業承継後の経営で優先順位を組み立てていくと、生成AIはどうしても後回しになりがちです。システムの棚卸し、古参社員との関係、開発会社とのやり取り。目の前の課題が山積みの中で、生成AIは「余裕ができたら考える話」に見えるかもしれません。
ですが実際には、先代の時代にはなかったこの技術は、すでに現場に入り込み始めています。営業担当がChatGPTでメール文面を作っている、経理担当が請求書の文言をAIに相談している。そうした小さな利用は、社長が意識しないところで静かに広がっているものです。
つまり問われているのは「使うか使わないか」ではなく、「すでに使われているかもしれない状況に、どう向き合うか」です。ここで対応の分かれ目になるのが、次の2つのパターンです。
分かれ目1：社内でまだ誰も使っていない場合
古参社員も含めて、社内でまだ生成AIの利用が始まっていないなら、これは恵まれた状況です。ルールを先に作ってから、安心して使い始められるからです。
この場合にまずやるべきは、いきなり「AI利用ガイドライン」のような重厚な文書を作ることではありません。最初の一歩はもっと小さくてよく、承継社長自身が個人向けプランで少し触ってみて、何ができて何が不安なのかを肌感覚で掴むところから始まります。具体的な始め方は先代の時代にはなかった生成AI、承継社長のための最初の一歩で整理していますので、そちらを参照してください。
社長自身の感覚がつかめたら、次は最低限の入力ルールを決める段階に進みます。「個人情報や取引先情報はAIに入れない」「機密性の高い資料はアップロードしない」といった基本線を、専門用語を使わずに古参社員にも伝わる言葉で示すことが重要です。この社内ルールの作り方は生成AIを承継後の社内で使うための、最初のルールづくりで詳しく扱っています。
先に手を打てる状況にあるなら、慌てず、この順番で足元を固めていくのが遠回りに見えて一番早い道です。
分かれ目2：すでに社員が使い始めている場合
一方で、気づいたときにはもう社員が個人のスマホやアカウントで生成AIを使っていた、というケースも珍しくありません。これは「シャドーAI」と呼ばれる状態で、ルールなきまま利用が広がっている状況です。
この場合、まず社長がやるべきことは、社員を責めることではありません。多くの場合、社員は業務を効率化しようとして良かれと思って使っています。問題は使ったことではなく、ルールが後手に回ったことです。
対処の順番としては、まず「今、誰が何にAIを使っているか」を大まかにでも把握することから始まります。次に、機密情報の入力があったかどうかを確認し、リスクがあれば早めに手当てをします。そのうえで、今後に向けたルールを整備していく、という流れになります。この事後対処の具体的な手順はルール策定前にもう社員が使っていた。承継後のシャドーAI化への事後対処にまとめていますので、心当たりがある場合はまずそちらをご覧ください。
シャドーAI化は、決して珍しい失敗ではありません。むしろ、社員が自発的に業務改善を試みた結果とも言えます。大切なのは、そこから慌てず立て直すことです。
ツール選びと、見落とされがちな設定
どちらのパターンでも、実際にツールを使い始める段階になると、もう1つ確認しておきたい論点があります。入力した内容がAIの学習に使われるかどうかの設定、いわゆる学習オプトアウトです。個人向けの無料プランでは初期設定のまま使うと入力内容が学習に使われることがあり、法人向けプランでは標準でオプトアウトされているサービスもあります。この違いを知らずに使い始めると、後から「あのとき入力した情報はどう扱われたのか」という不安が残ります。サービスごとの確認手順は学習オプトアウト設定、確認すべきサービスと手順にまとめていますので、ツールを選ぶ段階で一度目を通しておくと安心です。
あわせて、個人向けプランと法人向けプランのどちらを契約すべきかで迷う社長も多いはずです。価格だけを見ると個人向けの方が手軽に見えますが、管理者による利用状況の把握や、退職時のアカウント処理のしやすさなど、法人向けプランには承継後の会社にとって見過ごせない違いがあります。この比較は個人向けプランと法人向けプラン、何が違うのかで扱っています。
どちらのパターンでも、最終的に必要になること
まだ誰も使っていない場合も、すでに使い始めている場合も、行き着く先は同じです。会社としての生成AI利用ルールを持ち、社員が安心して使える状態を作ることです。
最初の一歩としてどちらのパターンに当てはまるかを見極め、それぞれの入り口から進んでいけば、大きく道を誤ることはありません。焦って厳しいルールを一方的に敷く必要も、逆に野放しにしておく必要もありません。自社の実情に合わせて、無理のないところから始めることが、結局は一番の近道です。