システム刷新は、技術の話である前に人の話です
刷新プロジェクトの進め方については、この段階の核記事で全体の優先順位を整理しました。その中で④として触れたのが「現場の巻き込み」です。見積もりを取り、発注先を決め、要件を固めても、実際にシステムを使うのは現場の社員です。特に会社を長く支えてきた古参社員が「聞いていない」「今のままでいい」と感じた瞬間、どれだけ良いシステムでも定着しません。
ここでは、その巻き込み方を具体的に掘り下げます。反発への向き合い方、説明会の準備、そして先代の顔を立てる伝え方という3つの要点です。
「今のままでいい」という反発への向き合い方
古参社員の「今のままでいい」は、多くの場合「変化そのものへの拒否」ではありません。次のどれかが背景にあります。
- 今のやり方に慣れていて、新しいやり方を覚える負担が怖い
- 過去に一度「刷新」で失敗した記憶がある
- 自分の仕事のやり方（属人化した工夫）が否定されるように感じる
- 先代が作った仕組みを変えることに、先代への裏切りのような後ろめたさを感じる
ここで大事なのは、反発を「抵抗勢力」として扱わないことです。反発する社員ほど、実は業務を一番よく知っている人であるケースが多く、その人を敵に回すと刷新後の運用が回らなくなります。
向き合い方の最低ラインは以下の3点です。
- 反発の理由を先に聞く。説明する前に、まず「今のやり方の何が助かっているか」を聞く。
- 変えない部分を明言する。全部を変えるわけではないことを、具体的に伝える。
- 決定権が自分にあることは崩さない。意見は聞くが、最終判断は社長が行うという姿勢は曖昧にしない。
このあたりの具体的な進め方は、古参社員の「今のままでいい」が招く停滞と、向き合い方の最低ラインで詳しく扱っています。
説明会の準備で押さえるべきこと
古参社員を巻き込む場として、多くの会社が「説明会」を開きます。ただし準備が不十分だと、逆に不信感を強める場になってしまいます。最低限、以下を準備してから臨んでください。
| 準備項目 | 目的 |
|---|---|
| 変わること・変わらないことの一覧 | 「全部変わる」という誤解を防ぐ |
| 導入スケジュールの大枠 | いつから何が始まるか、心の準備をしてもらう |
| 質問が出そうな論点の想定回答 | その場で答えに詰まらない |
| 個別相談の窓口 | 全体の場で言いにくい不安を拾う |
説明会は「決定事項の通達」ではなく、「不安を減らす場」だと捉えると準備の中身が変わります。一方的にスライドを読み上げるのではなく、質疑応答の時間を長めに取ることが定着率に直結します。
説明会の具体的な進行台本や、想定質問への回答例は古参社員を説得する、システム刷新の説明会の準備と進め方にまとめています。
先代の顔を立てる伝え方
承継後の刷新で見落とされがちなのが、「先代への配慮」です。古参社員にとって、今のシステムや業務のやり方は先代が築いたものです。それを刷新すると伝える言い方によっては、「先代のやり方を否定している」と受け取られてしまいます。
伝え方のポイントは次の通りです。
- 「先代が悪かった」という言い方をしない。当時の環境や技術水準では、それが最適な選択だったことを認める。
- 刷新の理由を「時代の変化」に置く。「会社が大きくなった」「取引先が増えた」「法律が変わった」など、先代の責任ではない理由を軸にする。
- 先代に事前に一声かける。会長や相談役として関わっている場合は特に、社員への説明前に「こういう理由で変えようと思っている」と伝えておく。
この配慮は単なる気遣いではなく、実務的な効果があります。古参社員は先代の反応を見ています。先代が刷新に納得している様子が伝われば、古参社員の心理的なハードルも下がります。
巻き込みは一度で終わらない
説明会を開いて先代の理解も得られたら終わり、ではありません。刷新は発注から検収、そして実際の運用開始まで数ヶ月かかることが多く、その間に現場の温度感は変わっていきます。着手直後は納得していても、進捗が見えない期間が長引くと「本当に大丈夫なのか」という不安がぶり返すことがあります。
節目ごと——要件が固まった時点、開発の中間報告があった時点、テスト段階に入る時点——に、短くてもいいので現場に進捗を共有する機会を作ってください。大がかりな説明会である必要はなく、朝礼での一言や、担当窓口を通じた簡単な報告で十分です。継続的に情報を出し続けることが、最終的な定着率を左右します。
まとめ
古参社員の巻き込みは、テクニックというより姿勢の問題です。
- 反発は「聞く」ことから始める。変えない部分を明言し、決定権は崩さない
- 説明会は「不安を減らす場」として準備する
- 先代の功績を否定せず、変化の理由を時代の変化に置く
より実務に踏み込んだ内容は、古参社員の「今のままでいい」が招く停滞と、向き合い方の最低ラインと古参社員を説得する、システム刷新の説明会の準備と進め方を参照してください。刷新の全体像に戻りたい場合は、この段階の核記事の優先順位表も合わせて確認してください。