総務兼任で承継したら最初の1ヶ月でやることリスト

先代の急な引退、あるいは長く準備してきた末の代替わり。どちらであっても、社長印を受け取った瞬間から「総務の仕事」まで一緒に引き継いでしまった、という二代目・三代目の方は少なくありません。経理も総務も情シスも先代が一人で見ていた、あるいは古参の総務担当者が実質的に仕切っていた、という体制の会社ほど、代替わりのタイミングで「うちの会社のシステムって、一体何がどうなっているんだ」という疑問に直面します。

株式や登記の引き継ぎには税理士や司法書士という明確な相談先がいます。しかし「うちの会社のパソコンやシステムはどうなっているのか」という問いに答えてくれる専門家は、多くの中小企業にとって身近にいません。社長が総務を兼任する会社では、この孤独感がとくに強く出ます。本記事は、承継してから最初の1ヶ月で「これだけはやっておくべき」というシステム関連のタスクを、優先順位付きのリストとしてまとめたものです。専門用語は最小限にし、何を、なぜ、どの順番でやるべきかを具体的に示します。

この記事はどんな人向けか

まず想定する読者像をはっきりさせます。従業員10〜100人規模の会社で、先代から経営を引き継いだばかりの、あるいはこれから数ヶ月以内に引き継ぐ予定の二代目・三代目の社長です。IT専門ではなく、総務・経理・人事といったバックオフィス業務を一人で兼任している立場。先代は現場や営業には詳しかったが、パソコンやシステムの管理は「よくわからないままなんとなく回っていた」というケースが大半でしょう。

そういう方が「社長になった初日に何をすればいいのか」「1週間後、1ヶ月後には何が終わっていればいいのか」を知りたくて検索してきている、という前提でこの記事は書かれています。順番に読んで、チェックリストとしてそのまま使ってもらう想定です。

もう少し具体的に描写します。先代の葬儀や引退の挨拶が一通り終わり、社長印と会社の実印を金庫から受け取った翌週。取引先への挨拶回りと並行して、経理担当のパートさんから「社長、このソフトの更新期限が来ているんですが、契約者情報が先代のお名前になっていて、どう対応したらいいか分かりません」と聞かれる。あるいは総務歴30年のベテラン社員が「実は来月で退職しようと思っていて」と切り出してきて、その社員が一人で回していた勤怠管理や給与計算のシステムの操作方法を、誰も知らないことに気づく。こうした場面は決して特殊な話ではなく、多くの承継者が最初の数週間で実際に経験する光景です。

なぜ「最初の1ヶ月」が重要なのか

会社のシステムは、日々の業務がまわっている間は多少の不具合があっても表面化しません。しかし社長交代というイベントは、その「なんとなく回っていた」状態を一気に崩す引き金になります。先代しか知らないID・パスワードが使えなくなる、先代が個人契約していたクラウドサービスの支払いが止まる、退職予定の古参社員しか触れないシステムがある——こうした問題は、承継直後の1ヶ月に集中して表面化します。

逆に言えば、この1ヶ月にリスクの芯だけでも押さえておけば、その後の経営の土台が安定します。全部を完璧にやる必要はありません。優先順位をつけて、致命傷になりうるものから手をつけることが肝心です。

承継の現場でよく起きるのは「先代に聞けばわかる」と思っていたことが、いざ聞こうとしたら先代が体調を崩していた、あるいは既に引退後の生活に入っていて連絡が取りづらい、というパターンです。承継の直後、まだ先代と日常的に話せる関係が保たれているうちに情報を吸い上げることが、何よりのリスク管理になります。

中小企業庁が公開している事業承継ガイドラインでも、事業承継は単に株式や資産を渡す行為ではなく、経営そのものを引き継ぐプロセスであり、承継後の生産性向上や体制整備までを含めて計画的に進めるべきだと位置づけられています。株式や不動産のように登記簿で存在が確認できる資産と違い、システムやITの契約関係は「誰かが記録しておかなければ存在すら分からなくなる」という性質を持っています。だからこそ、承継の当事者が最初の1ヶ月で自ら手を動かして洗い出す必要があるのです。

総務兼任という立場の難しさ

なぜ「総務兼任」の社長がとくにこの問題でつまずきやすいのかを、もう少し掘り下げます。専任の情報システム部門がある会社であれば、社長が交代してもシステムの運用自体は情シス担当者が継続して担い、社長が細部まで把握する必要はありません。しかし従業員10〜100人規模の会社の多くは、そもそも専任の情シス担当者がいません。総務・経理・人事を一人、あるいは数人の担当者が兼任し、その一部として「パソコンが壊れたら対応する」「新しいソフトを入れる」といったIT関連業務もなんとなく引き受けている、という体制がほとんどです。

社長自身が総務を兼任する場合はさらに状況が複雑です。経営判断、資金繰り、取引先対応、従業員のマネジメントといった本来の経営業務に加えて、システムの契約管理やパスワード管理まで自分の仕事になります。優先順位をつけずに手を動かすと、経営判断に使うべき時間がシステムのトラブル対応に吸い取られてしまいます。この記事が「最初の1ヶ月」に絞ってタスクを提示しているのは、経営者としての本来業務を止めずに、最低限のリスクだけを先に潰してもらうためです。

全体像：4週間でやることの見取り図

最初に、この記事が提案する4週間の流れを表にまとめます。詳細は後述の各見出しで解説します。

それでは1週目から順に見ていきます。

1週目：まず「何がある」かを洗い出す

先代が持っている「頭の中の情報」を先に吸い上げる

システムの引き継ぎで最初にやるべきことは、パソコンを開くことではなく、先代と話すことです。先代の頭の中にしかない情報——どのサービスを使っているか、誰がパスワードを知っているか、過去にどんなトラブルがあったか——は、時間が経つほど失われやすくなります。承継の初週に、最低でも1〜2時間はこの聞き取りのために時間を確保してください。

聞くべき項目はシンプルです。「会社として契約しているシステムやサービスを全部教えてほしい」「それぞれのID・パスワードは誰が知っているか」「毎月、毎年払っている費用で、システム関係のものは何があるか」。この3点だけでも、後の作業の土台になります。

銀行口座・クレジットカードの明細からサービスを逆引きする

先代の記憶だけに頼るのは危険です。実際には本人も忘れているサービスがあります。銀行口座やクレジットカードの明細を過去1年分さかのぼり、「クラウド」「システム」「ソフト」といった名前が入る決済履歴、あるいは見慣れない海外企業への定期支払いを探してください。これがもっとも確実な「使っているシステムの一覧」の作り方です。

メールの「請求書」「更新のお知らせ」を検索する

会社の代表メールアドレスや先代個人のメールを（本人の了承のもとで）検索し、「請求書」「ご請求」「更新」「お支払い」といったキーワードでヒットするメールを一覧化します。ここにも見落としていたサービスの契約が見つかることがよくあります。

パソコン・スマートフォンの現物を確認する

先代が使っていたパソコンやスマートフォンは、社長交代後もすぐには処分せず、最低1ヶ月は保管してください。ログイン済みのアプリやブラウザの保存パスワードの中に、他では見つからない情報が眠っている可能性があります。

名刺入れとデスクの引き出しも見落とさない

意外と見落とされがちなのが、先代のデスク周りにある物理的な手がかりです。名刺入れの中には長年付き合いのあるITベンダーやパソコン販売店の担当者の名刺が入っていることが多く、電話一本で契約状況を確認できる貴重な相談先になります。デスクの引き出しやキャビネットには、契約書の原本、サポート契約の更新はがき、パスワードを手書きでメモした紙が保管されていることもあります。デジタルな手がかりだけでなく、こうしたアナログな手がかりも初週のうちに一度まとめて確認しておきましょう。

顧問税理士・社労士にも聞いてみる

会社の顧問税理士や社会保険労務士は、会計ソフトや給与計算システムのやり取りを通じて、意外と会社のシステム事情に詳しいことがあります。「会計ソフトは何を使っていましたか」「データのやり取りはどうしていましたか」と一声かけるだけで、総務担当者も気づいていなかった契約が見つかることもあります。すでに承継の相談で顔を合わせている専門家であれば、聞くための心理的なハードルも低いはずです。

2週目：リスクの芯を止血する

1週目で全体像がおおよそ見えてきたら、2週目は「これを放置すると事業が止まる」というリスクの芯を優先的に潰します。

権限の所在を確認し、社長名義に寄せる

クラウドサービスの管理者権限が先代の個人メールアドレスに紐づいているケースは非常に多く見られます。先代が退任後に体調を崩したり連絡が取れなくなったりすると、会社として契約しているサービスの管理画面に誰もログインできなくなるという事態が起こり得ます。管理者権限は、可能な限り会社の代表メールアドレスや、新社長の業務用アドレスに移管しておきましょう。

退職予定の社員が「一人で握っている」情報を確保する

先代の代で長く勤めていた古参社員が、高齢や体調を理由に承継と同じ時期に退職を考えているケースは珍しくありません。この場合、その社員しか知らない業務システムの操作方法やパスワードが、退職と同時に完全に失われるリスクがあります。属人化と呼ばれる状態です。退職前に必ず、その社員が持っている情報を一度すべて書き出してもらう機会を作ってください。

• 担当していたシステム・ツールの一覧
• それぞれのログイン情報の保管場所
• 「毎月これだけはやっている」という定型作業の手順
• トラブルが起きたときの連絡先（ベンダーの営業担当など）

バックアップの有無を確認する

会社の基幹データ（顧客情報、受発注データ、会計データなど）が、そもそもバックアップされているかどうかを確認します。バックアップの基本的な考え方として、データを異なる場所・異なる媒体に複数保存する「3-2-1ルール（バックアップ）」という原則があります。バックアップが存在しない、あるいは同じパソコンの中にしか保存先がない状態であれば、最優先で対策を検討すべきリスクです。IPA（情報処理推進機構）が公開する「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」でも、情報資産の把握とバックアップの実施は基本的な対策として位置づけられています。

誰でも同じパスワードを使い回していないか確認する

複数のシステムで同じパスワードを使い回している、あるいは全社員が同じ共有パスワードでログインしている、という運用が見つかることもあります。これは一つのサービスから情報が漏れた場合、他のすべてのサービスに影響が及ぶ危険な状態です。すぐに全部を直すのは難しくても、最低限「これは危ない」という認識を持ち、2週目のうちに応急処置の方針だけ決めておきましょう。

銀行のインターネットバンキングの権限を確認する

システムの中でもとくに緊急度が高いのが、インターネットバンキングです。資金移動や振込の権限が先代個人にしか付与されていない場合、承継直後に給与や取引先への支払いが実行できなくなるリスクがあります。銀行によって手続きの方法や必要書類は異なるため、代表者変更の連絡と合わせて、権限設定の見直しも早い段階で銀行の窓口に相談してください。この作業は先延ばしにするほど資金繰りに直結する問題になるため、2週目の中でも優先度を高めに置くべき項目です。

取引先とのデータ連携がある場合は影響範囲を確認する

受発注データや請求データを取引先と専用のシステムでやり取りしている会社では、社長交代にともなう社内的な変更が取引先側のシステムにも影響することがあります。担当者の変更連絡が漏れると、発注データが届かなくなる、請求書が正しく処理されないといった実務上のトラブルにつながります。取引先との間で使っているシステムがあれば、2週目のうちに担当者変更の連絡を一通り済ませておくと安心です。

3週目：見える形に落とし込む「台帳化」

1週目・2週目で集めた情報は、頭の中や散らばったメモのままでは再び属人化してしまいます。3週目は、これを一枚の表——システム管理台帳——に落とし込む作業に充てます。台帳の具体的な項目立てに迷う場合は、承継したらまず作る、システム管理台帳のテンプレートも参考にしてください。

台帳に入れる項目の最低限

台帳と言うと難しく聞こえますが、最初はExcelやスプレッドシート1枚で十分です。以下の項目を横に並べてください。

重要なのは、台帳自体にパスワードそのものを書き込まないことです。台帳は「どこに保管されているか」の地図であり、パスワード管理は別の専用の仕組み（パスワード管理ツールなど）に任せるのが安全です。

契約更新日を先にカレンダーに入れる

台帳ができたら、まず契約更新日だけを会社の共有カレンダーに転記してください。年間契約のシステムが「自動更新に気づかず、不要なのに1年分また払ってしまった」「逆に更新を忘れて業務中にサービスが止まった」という失敗は、代替わり直後にとても起こりやすいパターンです。

誰が何を使えるかを一覧にする

台帳のもう一つの役割は、「誰がどのシステムにアクセスできるか」を一覧化することです。退職者のアカウントが削除されずに残っていないか、逆に必要な人がアクセスできずに困っていないかを確認する材料になります。個人のスマートフォンやパソコンを会社に無断で業務に使っている社員がいないかも、この機会にあわせて点検しておくと安心です。こうした無許可の私物端末やクラウドサービスの利用はシャドーITと呼ばれ、承継後に気づく、社内のシャドーITの見つけ方と対処で見つけ方と対処法を詳しく解説しています。

台帳作りは一人で完結させず、巻き込む

台帳作りを社長一人の作業にしてしまうと、また新しい属人化を生み出すことになります。総務担当者、経理担当者、各部署でシステムを日常的に使っている社員に、それぞれ自分が使っているシステムの欄だけでも書き込んでもらうようにすると、台帳の精度が上がるだけでなく、社内に「これはみんなで管理するものだ」という認識も自然に広がります。承継直後は社内の雰囲気が変わりやすい時期でもあるため、こうした小さな共同作業が新体制への協力意識を育てるきっかけにもなります。

台帳のフォーマットにこだわりすぎない

台帳を作ろうとすると、立派なテンプレートやツールを探すことに時間を使ってしまいがちです。しかし最初の1ヶ月で目指すべきは、完璧な仕組みではなく「何かの形で一覧になっている」状態です。使い慣れたExcelやスプレッドシートで十分ですし、後からいくらでも項目を増やしたり整理し直したりできます。まずは手元にある情報を書き出すことを優先し、フォーマットの美しさは後回しにしてください。

4週目：体制そのものを見直す

台帳ができ、最低限の止血が済んだら、4週目は「今後どうやってこの状態を維持するか」という体制面の検討に入ります。

「自分しかわからない」状態を作らない

先代から引き継いだ直後の社長自身が、今度は新たに一人でシステムを抱え込んでしまうケースがあります。これは属人化の再生産です。台帳を作った後は、最低でももう一人——古参の総務担当者や、信頼できる若手社員——に台帳の存在と内容を共有し、自分が不在のときでも誰かが確認できる状態を作っておきましょう。

相談できる専門家を見つける

税理士や司法書士のように、システムについても相談できる窓口を持つことをお勧めします。会社の規模によっては専属のIT担当者を雇う必要はなくても、困ったときに単発で相談できるITベンダーや、地域の商工会議所・中小企業診断士のネットワークを頼ることは可能です。経済産業省・中小企業庁が運営する事業承継・引継ぎポータルでも、承継後の経営課題としてDX化・IT化の推進が挙げられており、専門家への相談が推奨されています。何から手をつければよいか迷う場合は、非IT出身の承継社長のためのIT資産管理の始め方も合わせて読んでみてください。

今後の予算感を決めておく

システムにまつわる費用は、承継直後は「先代の頃からの惰性」でなんとなく払い続けているものが多いはずです。台帳で全体の費用感が見えたら、来年度以降にどこまで投資するか、逆にどこを整理するかの方針を大まかに決めておくと、次の決算期の判断がスムーズになります。

使っていないサービスの解約も検討する

台帳を作る過程で、「これは何のために契約しているのか誰も分からない」というサービスが見つかることも珍しくありません。先代が過去に一度だけ使った後、忘れて自動更新され続けているソフトウェアや、退職した社員の名前でアカウントだけが残っているクラウドサービスなどです。すぐに解約すると業務に影響が出る可能性もあるため、4週目の段階では「解約候補リスト」として洗い出しておき、次の更新タイミングで実際に解約するかどうかを判断する、という進め方が安全です。

小さな改善を1つだけ実行してみる

4週間の作業がひと通り終わったら、体制の見直しとして小さな改善を1つだけ実際に手を動かして試してみることをお勧めします。たとえば台帳に載っている中でもっとも重要なシステムだけ、パスワードだけでなく多要素認証（MFA）（多要素認証）を有効にしてみる、あるいは全社員が使う共有パスワードを個人ごとのアカウントに切り替えてみる、といった具合です。すべてを一度に変える必要はなく、1つの成功体験を作ることで、その後の改善が進めやすくなります。

よくある落とし穴：承継直後に起きやすい5つの失敗

ここまでの4週間の流れを踏まえて、実際に承継直後の会社でよく見られる失敗パターンを整理します。

1. 先代の個人アドレスが管理者権限を握ったまま — 先代が完全に引退し連絡が取れなくなった後で気づいて慌てるパターン。
2. 古参社員の退職と同時に業務手順が消える — 退職の挨拶が終わってから「あの人しか知らなかった」と気づく。
3. 契約更新日を誰も把握していない — 気づかず自動更新されて不要な費用を払い続ける、または止めてはいけないサービスが止まる。
4. バックアップが実は存在しない — トラブルが起きて初めて「バックアップは取っていなかった」と判明する。
5. 社長自身が一人ですべてを抱え込む — 先代と同じ属人化の構造を、代替わり後にまた作ってしまう。

これらはどれも、この記事の1〜4週目の作業を丁寧にこなしていれば大部分は防げるものです。逆に言えば、この5つのパターンを避けることが、最初の1ヶ月の実質的なゴールだと考えても良いでしょう。

もう一つ付け加えるなら、承継直後は「何かあっても仕方がない」と問題を見過ごしてしまいがちな時期でもあります。決算、株式の名義変更、取引先への挨拶回りなど、優先順位の高い仕事が山積みの中で、システムの問題は「後で考えればいい」と後回しにされやすいのです。しかし後回しにした問題は、忙しさが落ち着いた頃に必ず表面化します。だからこそ、この記事では「最初の1ヶ月」という限られた期間に絞り込んで、優先度の高い作業だけを取り上げています。

セキュリティの基本もこの機会に確認する

台帳作りと並行して、最低限のセキュリティ対策も点検しておくことをお勧めします。とくに以下の3点は、コストをかけずに今すぐ確認できる項目です。

• パスワードだけでログインできる重要システムがないか
• 社員が退職した際にアカウントを削除する手順が決まっているか
• 使っているソフトウェアが更新（アップデート）されずに古いまま放置されていないか

とくにランサムウェアと呼ばれる、データを人質に金銭を要求する攻撃は、中小企業でも被害が報告されています。バックアップと基本的なセキュリティ対策は、事業の継続性そのものに関わる問題として捉えてください。IPAのガイドラインでも、情報資産の把握・保護と、インシデント発生時の対応体制の整備が中小企業に向けて強く推奨されています。

名義問題という見えにくい落とし穴

システムの引き継ぎの中でも、とくに見落とされやすいのが「名義」の問題です。会社として使っているはずのサービスが、実際には先代個人の名義で契約されている、あるいは先代個人のクレジットカードで支払われている、というケースは驚くほど多く見られます。会社の登記が新社長に変わっても、こうした個人名義の契約は自動的には引き継がれません。

名義の問題は大きく3種類に分けられます。1つ目は「契約者名義」——誰の名前でそのサービスと契約しているか。2つ目は「支払い名義」——誰のクレジットカードや銀行口座から費用が支払われているか。3つ目は「管理者権限の名義」——誰のメールアドレスやIDでログインし、設定を変更できるか。この3つは必ずしも一致しておらず、たとえば契約者は会社でも、支払いは先代個人のカードから、管理者権限は先代の個人メールから、という状態になっていることもあります。台帳を作る際は、この3つを分けて記録しておくと、後で名義変更の手続きを進めるときに迷いません。

名義変更の手続きは、サービスによって驚くほど手間がかかることもあります。法人の代表者変更を証明する書類（履歴事項全部証明書など）の提出を求められることが多いため、法務局で登記の変更が完了してから着手する方がスムーズです。時間がかかることを見越して、名義変更が必要なサービスは3週目の台帳作りの段階でリストアップし、4週目以降に順番に手続きを進めるくらいのペース感で構いません。

先代への配慮を忘れない

最後に、実務的なチェックリストとは少し違う視点を付け加えます。システムの引き継ぎは、しばしば「先代のやり方はもう古い」という否定のニュアンスを帯びてしまいがちです。しかし先代がその体制を作った時代には、それが最適な選択だったはずです。台帳化やパスワード管理の見直しを進める際は、「今の時代に合わせて整理させてもらう」という姿勢で先代に説明し、頭越しに全部変えてしまうような進め方は避けた方が、その後の関係も含めて良い結果になります。とくに先代がまだ会長や顧問として会社に関わっている場合、システムの変更が「否定された」と受け取られないよう、事前に一言伝えておくことをお勧めします。

とくに気をつけたいのは、先代が長年築いてきたベンダーとの関係性です。長い付き合いのあるパソコン販売店やソフトウェア会社の担当者は、契約内容だけでなく会社の歴史や過去のトラブルの経緯まで把握している、いわば会社の記憶の一部です。台帳作りを進める中で「このベンダーはもう不要ではないか」と感じる場面があっても、いきなり関係を切るのではなく、まずは新社長として挨拶をし、これまでの経緯を聞かせてもらう機会を作ることをお勧めします。結果として契約を見直すことになったとしても、丁寧な手順を踏むことで、その後の別の場面で助けてもらえる関係を保つことができます。

古参社員に対しても同様の配慮が必要です。長年一人でシステムを守ってきた社員にとって、それは単なる作業ではなく、会社への貢献の証でもあります。台帳化の作業を「あなたのやり方を洗い出して晒す」ものではなく「あなたが積み上げてきた知見を会社の資産として残す」ものだと位置づけて伝えると、協力を得やすくなるだけでなく、その社員自身のモチベーションにもつながります。

まとめ：完璧を目指さず、まず「見える」状態を作る

承継してから最初の1ヶ月にやるべきことは、突き詰めれば「見えない状態を見える状態にすること」です。誰が何を管理しているか、いくら払っているか、いつ更新されるか——これらが一枚の台帳にまとまっているだけで、その後の経営判断のスピードと安心感は大きく変わります。全部を1ヶ月で完璧に整理する必要はありません。まずは1週目の聞き取りから始めて、少しずつ手を動かしてみてください。会社のシステムは、株式や登記と同じように、承継すべき大切な資産の一つです。

この記事で挙げた4週間のタスクは、あくまで最初の土台作りに過ぎません。実際には、台帳を一度作ったあとも、半年後、1年後に見直しの機会を設けることで初めて本当の意味で機能します。承継直後という特別な期間に集めた情報を、その場限りのものにせず、経営の仕組みの一部として根づかせていくこと。それこそが、先代から受け継いだ会社を次の世代へさらに引き継いでいくための、地味だけれど確実な一歩になります。慌てず、しかし後回しにもせず、この1ヶ月をシステムの土台固めに充ててみてください。1ヶ月を終えたあとの優先順位づけについては、会社を継いで1年目、システム面で最初にやることの優先順位も参考にしてください。

よくある質問

Q1. 先代がすでに引退していて、ほとんど連絡が取れません。それでもシステムの情報は集められますか。

先代本人への聞き取りが難しい場合でも、銀行口座・クレジットカードの明細、会社宛のメール履歴、パソコンやスマートフォンの現物という3つの手がかりから、多くの情報を復元できます。どうしても管理者権限が回復できないサービスについては、各サービスの提供会社に「法人の代表者変更」であることを伝えて問い合わせると、本人確認の手続きを踏んだ上で権限を移管できる場合があります。焦らず、使えるサービスから一つずつ対応していきましょう。

Q2. 古参の社員に「パスワードを全部教えてください」と聞くと、詰問しているように受け取られそうで気が引きます。

「あなたのやり方が悪い」という文脈ではなく、「会社として今後も安定して運営していくために、みんなで共有しておきたい」という説明の仕方をお勧めします。台帳化は特定の個人を疑う作業ではなく、会社全体のリスクを減らす作業だという前提を、最初にはっきり伝えることが大切です。可能であれば、先代や現場のベテランにも同席してもらい、社長一人からの指示ではなく会社としての方針であることを示すと、協力を得やすくなります。

Q3. 会社の代表印や登記上の名義変更はできても、システムの契約者名義まで変えていいのか判断がつきません。

契約者名義の変更は、原則としてそのサービスを提供する会社への申請が必要です。無断で名義だけ書き換えると規約違反になる可能性もあるため、台帳作りの段階では「誰の名義になっているか」を正確に記録するところまでを優先し、実際の名義変更は各サービスへの正式な手続きを踏んで進めてください。急がず、リスクの高いもの（管理者権限が集中しているサービスなど）から順に対応すれば十分です。

Q4. IT担当者を新しく雇う予算がありません。総務兼任のまま、この状態をどう維持していけばいいですか。また、先代が使っていた古いシステムが今の業務に合わないと感じる場合、承継直後に刷新すべきでしょうか。

専任の担当者を置けなくても、台帳を作って月に一度更新日を確認する、といった仕組みを社内のルールとして固定してしまえば、兼任のままでも維持は可能です。すべてを自社で完結させる必要はなく、判断に迷う場面だけ外部の専門家やITベンダーに相談する、という使い方でも十分に機能します。まずは今回作った台帳を、来年の同じ時期にもう一度見直す予定をカレンダーに入れておくことをお勧めします。

一方、システムの刷新については承継直後の1ヶ月では急がず、「現状を正確に把握すること」を優先してください。古いシステムに不満があっても、それがなぜその形になったのか、他部署にどう影響しているのかを理解する前に変更に着手すると、想定していなかった業務の抜け漏れを生むことがあります。この記事で提案した台帳作りが一通り終わり、社内の運用実態が見えてきた段階で、初めて刷新の検討に入るのが安全な進め方です。焦って変えるより、まず全体像を掴むことの方が、結果的に早く正しい判断につながります。